Bestyrelsesportaler
Særligt efter de nye GDPR-krav og ikke mindst de tilhørende sanktioner trådte i kraft i maj 2018, er der kommet et øget fokus på sikkerheden omkring bestyrelsens dokumenter. Vi er blevet bevidste om, at dokumenter, der tidligere flød rundt på mail og blev gemt i dropboxes måske ikke er den optimale måde at arbejde på.
Og hver gang der er identificeret et meget konkret behov, der gælder for mange virksomheder, kommer der også en skov af digitale muligheder til at hjælpe med at afhjælpe behovet for sikkerhed og compliance omkring bestyrelsens dokumenter. Helt konkret har vi nu en længere række bestyrelsesportaler på markedet. Portaler der tilbyder forskellige funktionaliteter til dels at lette bestyrelsens arbejde, dels at sikre bestyrelsens dokumenter mv.
Her blot et lille udpluk af de mange bestyrelsesportaler.
Board Office er udviklet af Board Governance, som også udbyder en række bestyrelsesuddannelser og kurser, og i hele det hele taget er super velfunderet på bestyrelsesområdet.
Board Governance ved, hvad der er brug for, hvorfor Board Office også klart er den portal på det danske marked, der rummer flest funktioner, viden og værktøjer. Jeg bruger selv Board Office i én af de bestyrelser, jeg arbejder i, og er godt tilfreds.
Der er kalenderintegration, mødeforberedelse (annotering mv.), rettighedsstyring og underskrift af dokumenter. Derudover et bibliotek af dokumenter og skabeloner, der fungerer som inspiration til bestyrelsens arbejde.
Alt er samlet i et lækkert, intuitivt interface, der er nemt at arbejde med og at finde rundt i.
BetterBoard er et simpelt og lettilgængeligt værktøj med de mest basale funktioner til bestyrelsens arbejde, og det er målrettet SMV’erne. Ligesom Board Office er der både kalenderintegration, digital signatur, mappestruktur, mulighed for notifikationer. Der er kort sagt alt det, man har brug for i bestyrelsens arbejde.
I forhold til Board Office er der viden og værktøjer i et mere begrænset omfang, ligesom community-delen heller ikke er prioriteret, men det kan man også fint leve uden, hvis det bare er de mest basale funktioner, der er brug for ift. at ha' styr på bestyrelsens dokumenter og rettighederne hertil.
AdminControl Bestyrelsesportal er også et fint værktøj, der lever op til alle de krav bestyrelsen har ift. at håndtere dokumenter og møder nemt og sikkert.
Selve brugergrænsefladen virker dog her i 2018 en smule gammeldags. Som den digitale dame er en af mine største frustrationer og undringspunkter, at B2B-platforme og værktøjer ofte ligner noget der er 20 år bagud ift. forbrugervendte interfaces. Det betyder ikke, at Admin Control er svær at bruge, det betyder bare, at det ikke er nær så lækkert og overskueligt et interface som de to andre portaler.
Admin Control har en lang række af de samme funktioner, ligesom der findes et relateret produkt Datarum, der kan være relevant iifm. M&A & due diligence-processer. Denne del har jeg dog ikke fået demo af, konstaterer blot, det er en udvidet del af porteføljen. Admin Control virker væsentligt dyrere end de andre to portaler.